共有スプレッドシートで、自分だけが見える個人用フィルタを作成・表示する方法

共有スプレッドシートでフィルタを掛けたら、相手側までフィルタがかかってしまって困る!と思ったことはありませんか?

最近では複数人で取り決めを行う場合などにGoogleスプレッドシートを活用することがありますよね。

仕事でGsuite(Google Apps)を利用されている場合などは、部門でスプレッドシートを共有して、皆で利用していることも多いと思います。

しかしその際に、自分が確認したい項目に絞り込みたいと思ってフィルタをかけようとした時に、通常のフィルタを利用してしまうと

同じスプレッドシートを閲覧している他のユーザでもフィルタが掛かってしまい、迷惑となってしまうことがあります。

そこで今日は、自分にしか影響がない個人フィルタの表示方法を紹介します。

個別フィルタをかけるためには『新しいフィルタ機能』を利用する

自分だけが見える個人用のフィルタをかけるためには、『新しいフィルタ』機能を利用します。

『新しいフィルタ』は、上部のツールバーにあるフィルタアイコンの横の『 ▼ 』ボタンから選択することができます。

ここで注意が必要な点は、新しいフィルタを作成する前にどこからどこまでの範囲をフィルタリングするかを選択しておくことです。

▼以下の画面ははA列の1~15行目までを選択し、新しいフィルタリングを選択した場合です。
共有先で新しいフィルタを作成

新しいフィルタを作成した場合には、周りの枠が黒く表示されます。

▼周りが黒くなる。A1のセルに表示された『 ▼ 』マークをクリックして数字の並びを逆にしています。(選択範囲のみ影響)
共有先で新しいフィルタを作成 並べ替え

そして、この『新しいフィルタ』は、フィルタ名をつけて保存することができます。
※「自分用のフィルタ」と記載されているところがフィルタ名です。クリックすれば名前を変更できます!

同じスプレッドシート内で、色々な種類のフィルタを作成しておくことができ、必要な時にそれぞれの個人用フィルタを呼び出すことができます。

この『新しいフィルタ』機能で個人用フィルタを作成することで、自分以外のユーザーには特に影響はなく表示することが出来ます。

▼他のユーザーのスプレッドシートではA列は変化していない。
他の編集者には反映されない

範囲を選択せずに列の絞り込みをしてしまうと意味がない

新しいフィルタを作成した場合は、『選択した範囲内のみ』にフィルタ掛けられて、自分以外には影響がでないという動きになります。

しかし、選択範囲を指定せず(セルを選択しているのみ)列でのフィルタを利用した場合には、特にフィルタをかけられず、また列の上部にある▼マークから並べ替えをしてしまうと、

普通のフィルタと同様の動きとなってしまい、共有されているユーザーにも影響が出ますので注意が必要です!

影響が出てしまうパターン

まとめ

この機能を知る前には、諦めて共有スプレッドシートにはフィルタを利用しないようにしていましたが、この機能によってかなり便利になりました。

また、フィルタリングした結果を別のシートへ表示する方法についても書いてますので併せて参考にしてください!(^o^)

スプレッドシートでフィルターをかけた結果を別のシートに表示する方法

2017.06.20

スプレッドシートなどGoogleのツールは日々仕様が変更され便利になっていますので(障害も多いですがw)、利用ができる便利なツールや新たに実装された機能などがあればまた記事を書きたいと思います。

 

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