共有スプレッドシートで、自分だけが見える個人用フィルタを作成・表示する方法

共有スプレッドシートでフィルタを掛けたら、相手側までフィルタがかかってしまって困る！と思ったことはありませんか？

最近では複数人で取り決めを行う場合などにGoogleスプレッドシートを活用することがありますよね。

仕事でGsuite(Google Apps)を利用されている場合などは、部門でスプレッドシートを共有して、皆で利用していることも多いと思います。

しかしその際に、自分が確認したい項目に絞り込みたいと思ってフィルタをかけようとした時に、通常のフィルタを利用してしまうと

同じスプレッドシートを閲覧している他のユーザでもフィルタが掛かってしまい、迷惑となってしまうことがあります。

そこで今日は、自分にしか影響がない個人フィルタの表示方法を紹介します。

個別フィルタをかけるためには『新しいフィルタ機能』を利用する

自分だけが見える個人用のフィルタをかけるためには、『新しいフィルタ』機能を利用します。

『新しいフィルタ』は、上部のツールバーにあるフィルタアイコンの横の『 ▼ 』ボタンから選択することができます。

ここで注意が必要な点は、新しいフィルタを作成する前にどこからどこまでの範囲をフィルタリングするかを選択しておくことです。

範囲を指定しないと、新しいフィルタがどこにも適用されない状態になってしまうので、先に対象範囲を指定してください。

新しいフィルタを作成すると、周りの枠が黒く表示されます。

▼周りの枠が黒になります。

そして、担当者欄の絞り込みを行ってみます

すると、上記のように担当者欄が特定の項目だけに絞り込みされます。

そして、この『新しいフィルタ』は、フィルタ名をつけて保存することができます。

同じスプレッドシート内で、色々な種類のフィルタを作成しておくことができ、必要な時にそれぞれの個人にしか見えないフィルタを呼び出すことができます。

この『新しいフィルタ』機能で個人用フィルタを作成することで、自分以外のユーザーには特に影響はなく表示することが出来ます。

▼他のユーザーのスプレッドシートではフィルタは全く適用されていない。

そして、先程作成したフィルタは、共有相手側でもフィルタとして呼び出すことができます。

つまり個人に適用されるフィルタが用意されていて、それを各々が呼び出すといった仕組みになっています！

範囲を選択せずに列のフィルタをかけてしてしまうのはNG

新しいフィルタを作成した場合は、『選択した範囲内のみ』にフィルタを掛けられます。

そのため、選択範囲を指定せず(セルを選択しているのみ)列でのフィルタを利用した場合には、特にフィルタをかけられず、

また列の上部にある▼マークから並べ替えをしてしまうと、普通のフィルタと同様の動きとなってしまい、共有されているユーザーにも影響が出ますので注意が必要です！

まとめ

この機能を知る前には、諦めて共有スプレッドシートにはフィルタを利用しないようにしていましたが、この機能によってかなり便利になりました。

また、フィルタリングした結果を別のシートへ表示する方法についても書いてますので併せて参考にしてください！(^o^)

スプレッドシートでフィルターをかけた結果を別のシートに表示する方法

2017年6月20日

スプレッドシートなどGoogleのツールは日々仕様が変更され便利になっていますので(障害も多いですがｗ)、利用ができる便利なツールや新たに実装された機能などがあればまた記事を書きたいと思います。